Ilpas Booking
La soluzione definitiva per il tuo albergo
Ilpas Booking è un software efficace ed accurato per gestione albergo, hotel e bed and breakfast, utile nel controllo stato della gestione camere e nella determinazione delle spese camera, bar o ristorante a carico del cliente tramite operazioni di gestione check-in e check-out.
Utilizzare Booking è davvero semplice: è sufficiente infatti configurare le proprie camere ed il software è già pronto per l’uso, in soli 10 minuti.
L’interfaccia principale del software è davvero accattivante ed immediata:
In alto sono presenti i pulsanti principali per l’utilizzo dell’applicazione. Al centro è presente il planning del mese dell’albergo sul quale sono evidenziati in giallo i giorni in cui le camere sono prenotate ed in rosso quelli in cui sono occupate. Cliccando sulle barre si ottengono informazioni immediate relative alla prenotazione o al booking in questione.
Il calendario in basso a sinistra serve per manovrare il planning e farlo spostare di mese in mese nel passato o nel futuro ed analizzare l’occupazione della struttura. Altra funzionalità interessante sono le 3 piccole griglie presenti sotto al planning, che ci mostrano immediatamente chi sono gli ospiti in arrivo, chi sono quelli attualmente presenti nella struttura e chi e’ in partenza oggi.
Anche queste 3 griglie forniscono i dati della prenotazione o del booking cliccandoci sopra.
Il pulsante accessori ci porta invece ad altri menù secondari dell’applicazione che analizzeremo piu’ avanti.
Vediamo adesso in dettaglio a che servono i pulsanti principali del cruscotto.
Il tasto Check in è quello che serve a registrare gli ospiti in arrivo in albergo. Cliccando sul pulsante, si apre una maschera nella quale è possibile verificare in base alle esigenze del potenziale cliente se c’e’ una camera disponibile che soddisfi le sue aspettative.
Il software consente di richiedere al cliente da quante persone e’ composto il gruppo di cui adulti (tariffa intera) e bambini (tariffa ridotta), il periodo richiesto di soggiorno, e gli eventuali servizi di cui deve essere munita necessariamente la camera che si vuole occupare.
Il receptionist a questo punto, dopo aver caricato i dati del cliente, clicca sul tasto ricerca e visualizza immediatamente quali camere soddisfano i requisiti minimi richiesti dal cliente.
Cliccando sul tasto preventivo, è possibile fornire anche indicativamente al cliente quanto andrebbe a pagare per le varie soluzioni richieste.
Qualora il cliente decidesse di scegliere una camera, supponiamo la camera Sole, allora bisogna cliccare sul tasto check in e proseguire nella registrazione del cliente.
A questo punto compare un'altra maschera, nella quale occorrerà agganciare il cliente se presente in anagrafica o imputarlo ex-novo se non viene trovato negli archivi.
Una volta agganciato il cliente o inserito in anagrafica mediante il tasto Nuovo, vengono caricati i dati relativi agli altri occupanti della camera. Una volta cliccato il tasto check in il cliente in 5 minuti risulterà registrato in albergo.
A questo punto immediatamente sul planning la barra relativa alla camera prescelta si colorerà di colore rosso.
Se il cliente aveva una prenotazione, invece di cliccare sul tasto Check in, il receptionist clicca sul tasto Prenotato, dove è possibile, inserendo il nominativo dato in fase di prenotazione, accedere immediatamente alla camera riservata nei giorni precedenti.
Comparirà la finestra seguente:
Una volta agganciata la prenotazione, compariranno tutti i dati relativi alla stessa, compresa la camera, ed una volta cliccato il tasto check in si arriverà alla finestra mostrata in precedenza, ma con i dati della camera impegnata.
Per inviare via email all’autorità giudiziaria la scheda di notifica presenze del check in appena effettuato, sarà necessario andare nel menù accessori, sul giornale presenze e cliccare sul tasto Notifica.
Immediatamente partirà una email preformattata all’autorità giudiziaria con in allegato il report della scheda notificazione in formato PDF.
Il tasto Check out, serve per effettuare la dimissione della camera, col pagamento di tutti gli emolumenti (beni e servizi) erogati al cliente nel corso della sua permanenza nella struttura.
Cliccando sul tasto Check out, si accede alla seguente schermata:
Una volta selezionato il cliente e la camera, è possibile caricare spese telefoniche a carico del cliente ed applicargli eventualmente uno sconto o a valore o a percentuale.
E’ possibile inoltre stabilire se sarà necessaria fattura o ricevuta fiscale, se la fattura dovrà essere intestata all’azienda ed aggiungere eventualmente altre spese dell’ultimo momento.
Una volta cliccato sul tasto Elabora, il sistema fornirà immediatamente i dati relativi al soggiorno ed ai costi dettagliati suddivisi in servizi e beni consumati ( al bar della struttura o in camera) che possono comparire in fattura raggruppati o dettagliati (tasto raggruppa).
Una volta verificata la congruità, cliccando sul tasto Check out il sistema effettuerà la dimissione del cliente dall’albergo e stamperà in automatico la fattura /ricevuta (visibile prima in anteprima).
Il tasto Prenotazioni consente di effettuare facilmente una prenotazione telefonica o ricevuta via email attraverso il sito internet con la stessa logica di ricerca disponibilità del check in e di confermare via email la prenotazione al mittente in maniera automatica.
La schermata che compare al receptionist in fase di prenotazione è la seguente:
Come si può intuitivamente osservare, la schermata è identica a quella della check in. Questo perché anche in fase di prenotazione abbiamo bisogno degli stessi parametri di valutazione necessari in fase di registrazione per stabilire qual’e’ la camera piu’ adatta alle esigenze del cliente.
Una volta trovata la camera adatta al cliente (anche in fase di prenotazione è possibile ottenere il preventivo), è sufficiente cliccare sul tasto Prenota per accedere al menu’ vero e proprio della prenotazione.
In questa fase è sufficiente lasciare solo un nominativo, anche non necessariamente registrato in anagrafica (se si aggancia un nome in anagrafica compaiono immediatamente tutti i dati).
E’ obbligatorio caricare almeno un recapito telefonico e c’e’ la possibilità di caricare o meno un acconto che verrà poi stornato dall’importo finale.
Se viene inserita l’email, cliccando sul tasto Conferma partirà anche una email preformattata al cliente per confermargli la prenotazione.
Il menù Consumazioni consente di caricare su una camera già registrata una serie di costi aggiuntivi, che possono essere o servizi o beni materiali.
Il sistema Ilpas Booking consente di gestire un vero e proprio magazzino merci con la movimentazione delle giacenze e la gestione del sottoscorta.
Per caricare il magazzino è necessario andare sul menu’ accessori e cliccare sull’icona Magazzino
All’apertura comparirà una griglia così strutturata:
Le consumazioni possono essere suddivise in beni e servizi che compariranno in fattura come due voci di spesa ben distinte.
Per indicare al sistema che si tratta di un servizio (es. prima colazione- letto aggiuntivo) bisogna fleggare la casella servizio.
Per gestire la giacenza del bene di consumo bisogna fleggare la casella gestisci giacenza.
La scorta minima serve al sistema per sapere quando allertare l’utilizzatore nel caso che la giacenza di quel prodotto scenda al di sotto della soglia consentita.
In tal caso, alla successiva apertura del sistema, comparirà una nuvoletta che avvertirà della situazione di sottoscorta, come e’ possibile vedere in figura.
Per gestire le consumazioni, una volta alimentato il magazzino, è sufficiente cliccare sul tasto Consumazioni ed apparirà la seguente figura:
E’sufficiente indicare il cliente o la camera di appartenenza, ed addebitargli la consumazione.
Il menù Camere è forse quello piu’ importante. E’ il primo infatti che va compilato per rendere funzionante l’applicazione. L’anagrafica camere va compilata con cura e con attenzione, perché tutte le ricerche sulle disponibilità e sulla registrazione stessa vanno fatte in funzione delle caratteristiche della camera.
In fase di caricamento occorre dare alla camera stessa un nome, che comparirà sul planning nella schermata iniziale.
Successivamente vanno indicate tutte le caratteristiche peculiari della stessa, in particolare l’allestimento (singola,doppia), il numero di letti matrimoniali, singoli, l’eventuale esposizione panoramica (panorama) e tutti i servizi di cui dispone (bagno o doccia o entrambi), compresa la suddivisione tra Tv analogica e digitale con servizi pay per view.
Altre informazioni importanti che vanno evidenziate riguardano lo stato, e sono:
Attiva: se la camera è utilizzabile o è in ristrutturazione. In tal caso non comparirà sul planning
Prenotabile: se non si può ‘prenotare
Occupata: se si vuole rendere in maniera manuale temporaneamente indisponibile
In pulizia: se è appena andato via un ospite e non e’ accessibile
Il menù Clienti consente di accedere all’anagrafica Clienti del sistema.
Da tale menù è possibile inserire tutti i dati anagrafici del cliente, compresa la residenza, i recapiti telefonici e soprattutto i dati relativi al documento fornito in fase di accettazione, utile per la spedizione della scheda di notificazione all’autorità giudiziaria.
Una volta compilati i dati anagrafici è possibile anche calcolare in automatico il codice fiscale e verificare la congruenza della partita IVA fornita dallo stesso.
Una simpatica funzione e’ quella di inviare un messaggio preformattato di buon compleanno personalizzabile dalle impostazioni generali del sistema.
Di seguito è possibile visualizzare come si presenta la videata dell’anagrafica clienti.
Altro dato interessante dell’anagrafica clienti è la possibilità ai fini statistici di attribuire una categoria al cliente registrato e quindi di identificare nel tempo come si colloca la struttura dal punto di vista delle fasce di reddito presenti.
Esiste inoltre la possibilità di registrare un cliente padre, che puo’ essere utilizzato in maniera duplice.
Un possibile utilizzo sarebbe quello di segnare il cliente che lo ha presentato, che potrebbe essere ad esempio un agenzia alla quale vanno riconosciute mensilmente delle provvigioni.
Un altro possibile utilizzo, piu’ banale, potrebbe essere l’esigenza di registrare comunque in anagrafica tutti i componenti di un nucleo familiare, indicando il capofamiglia come cliente padre su tutte le altre schede.
Menu’ accessori
Dal menù principale, cliccando sul tasto accessori, si accede ad una serie di funzionalità secondarie del sistema che consentono di sfruttare al massimo i dati caricati nel corso degli anni di utilizzo.
Il pulsante Magazzino, come abbiamo visto, serve per gestire le giacenze di magazzino
Il pulsante Giornale soggiorni mostra le liste delle presenze con la possibilità di filtrare intervalli di date e stampare le liste
Il pulsante Giornale prenotazioni mostra le liste delle prenotazioni con la possibilità di filtrare intervalli di date e stampare le liste
Il pulsante cambio camera offre la possibilità di effettuare un cambio camera in corsa a seguito di qualsiasi imprevisto
Il pulsante Tariffe consente di stabilire delle tariffe per le camere personalizzate in base alle stagioni
Il pulsante Stagioni consente di creare le stagioni (da giorno/ mese a Giorno /mese) che costituiscono l’intervallo di validità delle tariffe.
Il pulsante Statistiche consente di effettuare delle elaborazioni statistiche di natura economica e del trend di presenze (Età sesso Provenienza, ecc.)
Il pulsante Manuale d’uso consente la visualizzazione e la stampa di questo documento
Il pulsante Assistenza consente, una volta contattata telefonicamente l’assistenza e forniti al tecnico una ID ed una password, di accedere allo stesso temporaneamente al proprio PC per mostrargli ad esempio un errore o consentirgli di prelevare i dati per effettuare dei test.
